Kita sudah bahas cara menjadi trainer atau jadi pemateri pelathan. Kali ini kita bahas manajemen pelatihan yaitu cara mengadakan training. Ini panduan buat penyelenggara atau event organizer (EO).
Tips cara mengatur acara pelatihan ini akan membuat training berjalan lancar, efektif, termasuk meningkatkan interaksi selama training berlangsung. Manajemen pelatihan mencakup pemilihan waktu, tempat, peserta, materi, dan pemateri atau trainer.
Pengertian Pelatihan
Training atau pelatihan adalah mengajar, atau mengembangkan dalam diri sendiri atau orang lain, setiap keterampilan dan pengetahuan atau kebugaran yang berhubungan dengan kompetensi khusus yang bermanfaat. Pelatihan memiliki tujuan khusus untuk meningkatkan kemampuan, kapasitas, produktivitas, dan kinerja.
Secara umum, pelatihan adalah melatih peserta dalam memahami dan menerapkan keterampilan tertentu.
Training umumnya memberikan pemahaman dan keterampilan (knowledge and skills). Peserta tidak hanya mendengarkan “ceramah”, tapi juga praktik langsung dengan bimbingan trainer.
Manajemen Pelatihan
Training management atau manajemen pelatihan adalah pengelolaan pelatihan yang mencakup perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan evaluasinya.
Manajemen training juga dipahami sebagai kegiatan mengelola pelatihan sesuai dengan kebutuhan agar menghasilkan output sesuai dengan rencana perusahaan atau lembaga.
Pelatihan adalah cara yang bagus untuk mengembangkan dan meningkatkan keterampilan, termasuk skilling, reskilling, dan upskilling karyawan perusahaan atau pegawai sebuah lembaga.
Training juga memainkan peran penting dalam melibatkan karyawan dan membangun lingkungan kerja yang lebih efisien. Bahkan, lebih penting lagi, dalam dunia bisnis saat ini, karyawan yang mengatur diri sendiri dapat membuat keputusan sendiri untuk kemajuan karier dan perusahaannya.
Anda tentu ingin memberikan pelatihan seefektif mungkin. Berikut ini rahasia untuk menyelenggarakan acara pelatihan yang sukses dari Bedford Way. Ini termasuk format terbaik, teknik pelatihan yang efektif, dan cara mengatasi masalah yang mungkin Anda temui.
Cara mengatur acara pelatihan meliputi caram erencanakan acara pelatihan, menetapkan tujuan, mengenali audiens, memilih format pelatihan, tata ruang atau class room, dan teknik pelatihan.
DASAR-DASAR PELATIHAN
Mengapa menyelenggarakan acara pelatihan?
Ketika dilaksanakan dengan benar, pelatihan dapat secara radikal berdampak pada bisnis. Ini bisa dengan meningkatkan layanan pelanggan dan manajemen konflik untuk mendekatkan tim atau memfasilitasi pengambilan keputusan independen.
Ada sejumlah keuntungan utama dari acara pelatihan yang dilaksanakan dengan baik termasuk:
- Mendorong pemantauan kinerja
- Meningkatkan keterampilan
- Membantu karyawan memajukan karir mereka
- Meningkatkan produktivitas
- Meningkatkan motivasi
- Menurunkan perputaran karyawan
Jenis acara pelatihan
Ada beragam jenis event pelatihan yang bisa digunakan, termasuk yang memanfaatkan teknologi e-learning dan cloud. Mereka termasuk:
- One to one
- E-Learning – webinar; sumber daring
- Pengembangan Profesional Berkelanjutan (CPD)
- Pengiriman keterampilan spesialis
- Membangun tim
- SDM & Manajemen
PERENCANAAN PELATIHAN
Berikut ini tips mengembangkan rencana yang memenuhi kebutuhan para peserta dan sejalan dengan keseluruhan tujuan organisasi.
Anda perlu menyesuaikan rencana pelatihan Anda untuk setiap klien baru. Dengan mengingat hal itu, sangat bermanfaat untuk melibatkan pemangku kepentingan dalam tahap perencanaan. Mereka dapat memberikan masukan yang berharga ke dalam pelatihan dan membantu memastikan bahwa topik dan hasil selaras.
Ada juga beberapa kepraktisan yang perlu Anda ketahui sebelumnya seperti berapa banyak orang, jumlah waktu yang tersedia dan anggaran.
Mengidentifikasi dan Menetapkan Tujuan
Apa tujuan keseluruhan dari pelatihan ini? Bisa jadi Anda ditugaskan untuk memberikan pelatihan berbasis keterampilan khusus atau memenuhi tujuan pembangunan tim dan keterlibatan yang lebih umum.
Apakah Anda memenuhi persyaratan pengembangan profesional atau memiliki pengarahan yang lebih longgar, Anda perlu menyelaraskan pelatihan dengan tujuan organisasi. Sasaran ini biasanya berasal dari pemimpin bisnis, meskipun Anda mungkin perlu bekerja dengan mereka untuk mengidentifikasi sasaran.
Saat Anda merencanakan pelatihan, Anda harus mengikat setiap komponen kembali ke tujuan keseluruhan ini. Dengan memiliki fokus pembelajaran yang jelas dan serangkaian tujuan, Anda meningkatkan pelatihan Anda. Selama pelatihan, Anda dapat merujuk kembali ke tujuan saat Anda menyampaikan setiap bagian.
Kenali Audiens Anda
Setelah Anda mengidentifikasi dan menetapkan tujuan, Anda kemudian perlu mencari tahu sebanyak mungkin tentang audiens Anda.
- Siapa pesertanya?
- Apa peran dan tanggung jawab utama mereka?
- Mereka berada di level apa?
- Apa pelatihan sebelumnya yang telah mereka miliki?
- Apa kebutuhan mereka?
- Apa potensi masalah yang mungkin Anda hadapi?
Memiliki informasi terperinci tentang peserta dan kebutuhan mereka akan membantu Anda membuat rencana pelatihan yang efektif.
Apakah mereka manajer, karyawan senior, bawahan langsung, staf baru, atau kelompok campuran membuat perbedaan besar dalam cara Anda menyampaikan pelatihan.
Berbicara kepada sejumlah kecil peserta sebelum acara dapat memberikan wawasan tentang kebutuhan mereka dan umpan balik yang berharga untuk rencana pelatihan Anda. Anda bisa membuat mereka menyelesaikan survei singkat. Semakin relevan Anda membuat pelatihan, semakin besar kemungkinan Anda akan menemukan audiens.
Format Pelatihan
Mulailah dengan dasar-dasarnya. Anda perlu menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut berdasarkan tujuan Anda dan peserta yang hadir:
- Berapa banyak topik atau materi pelatihan?
- Berapa banyak sesi?
- Berapa banyak kegiatan?
- Kegiatan apa?
- Sumber daya apa yang dibutuhkan?
Saat merencanakan jadwal pelatihan, Anda harus memberikan setiap bagian pelatihan Anda fokus sesempit mungkin dan memprioritaskan informasi terpenting dalam agenda.
Anda juga harus menjadwalkan istirahat teratur untuk membantu mempertahankan fokus. Anda juga harus menyadari “kemerosotan” peserta setelah makan siang dan menjadwalkan aktivitas yang membuat peserta kembali terlibat dan bersemangat untuk sore hari.
1. Tetapkan harapan sebelum mereka tiba
Sangat membantu untuk berbagi garis besar acara pelatihan termasuk tujuan sebelum sesi pertama. Dengan mengetahui apa yang diharapkan, peserta akan siap dan siap untuk terlibat.
2. Santai
Hal pertama yang perlu Anda lakukan pada hari pelatihan adalah membuat orang merasa nyaman. Anda perlu memulai dengan aktivitas atau pemecah kebekuan (ice breaking) yang memicu minat dan keterlibatan.
Itu juga harus membantu peserta untuk merasa nyaman dan santai di lingkungan. Jangan terburu-buru pada bagian ini karena ini adalah kunci kesuksesan secara keseluruhan.
3. Belajar, Learning
Aspek pembelajaran dari pelatihan ini akan melibatkan beberapa aspek presentasi dan pengajaran, kesempatan untuk mengeksplorasi konsep-konsep kunci bersama aktivitas dan elemen praktis.
Kegiatan adalah bentuk pembelajaran aktif yang bagus dan harus dirancang untuk membantu peserta memperoleh pengetahuan dan melatih keterampilan. Anda dapat memperkuat pelatihan melalui diskusi, permainan peran, permainan, dan kerja kelompok, tetapi lebih dari ini nanti.
Sumber Daya – Sangat bermanfaat untuk mendukung pelatihan Anda dengan sumber daya. Idealnya ini akan menjadi sumber daya digital yang dapat diakses dan diunduh peserta di kemudian hari.
4. Round-up
Di akhir sesi, Anda harus menyatukan semuanya dan membagikan kesimpulan utama yang meringkas konsep dan tema utama.
5. Evaluasi
Anda harus menindaklanjuti setelah sesi pelatihan selesai dengan survei singkat untuk peserta. Dengan mengidentifikasi area untuk peningkatan, Anda dapat membantu membuat sesi pelatihan Anda lebih efektif di masa mendatang.
Menyiapkan Ruang Pelatihan
Bagaimana Anda merencanakan dan mendesain ruangan Anda sangat penting untuk mempertahankan keterlibatan dan pada akhirnya mencapai tujuan Anda.
Pastikan Anda mengunjungi ruang pelatihan sebelum sesi dan pertimbangkan bagaimana Anda dapat memanfaatkannya secara maksimal.
Layout Ruang Pelatihan
Tata letak ruangan harus disesuaikan dengan format sesi pelatihan. Setelah Anda memiliki rencana pelatihan, Anda kemudian harus melihat bagaimana tata letak ruangan dapat menyempurnakannya.
Pertimbangkan di mana Anda ingin fokus perhatian untuk sebagian besar hari. Apakah kegiatan akan terjadi dalam kelompok? Jika demikian, cobalah dan tata tempat duduk untuk memudahkan orang bekerja sama. Jika Anda merencanakan banyak permainan peran dan pembelajaran aktif, Anda memerlukan ruang untuk mengakomodasi ini.
Berikut adalah beberapa tata letak ruang pelatihan umum dan ringkasan kesesuaiannya:
1. Tata Letak Ruang Kabaret
Cabaret Style bagus untuk jumlah yang lebih besar dan kerja kelompok. Ini mendorong pencampuran peserta dan mudah bagi pelatih untuk beredar.
Sisi negatifnya, ini dapat menawarkan visibilitas yang buruk bagi beberapa peserta dan tanpa fokus yang jelas dapat menyebabkan kurangnya perhatian.
2. Tata Ruang Lingkaran/Persegi
Circle / Square Room Layout atau tata letak lingkaran atau persegi bagus untuk grup yang lebih kecil dan sangat bagus untuk interaksi. Ini tidak baik untuk kelompok yang lebih besar dan ketika ada rencana kerja kelompok.
3. Tata Letak Kamar Herringbone
Tata letak herringbone bagus untuk semua kelompok ukuran dan untuk kerja kelompok kecil. Ini juga memungkinkan pelatih untuk berjalan di tengah dan terlibat dengan peserta. Mungkin ada masalah yang terlihat seperti sekolah.
4. Tata Ruang Teater
Visibilitas bagus untuk semua peserta dengan tempat bergaya teater dan dapat menampung banyak orang. Meskipun ideal untuk presentasi, ini berarti pelatih lebih sulit untuk terlibat dengan peserta. Perlu ada ruang tambahan untuk kerja kelompok.
5. Layout Ruangan Berbentuk U
U-Shape bagus untuk bagian depan presentasi sambil tetap memungkinkan pelatih untuk berinteraksi dengan peserta dengan berjalan ke U. Ini juga bagus untuk diskusi. Mungkin ada masalah dengan visibilitas dan tampilannya terlalu formal.
Cara Meningkatkan Keterlibatan
Bagaimana meningkatkan keterlibatan dalam pelatihan
Sebagai seorang pelatih, salah satu tantangan terbesar Anda adalah mempertahankan keterlibatan dengan semua peserta dan menciptakan pengalaman belajar yang positif. Ada tiga tingkat keterlibatan:
- Terpisah
- Terlibat Sebagian
- Terlibat Sepenuhnya
Anda akan ingin mengembangkan pelatihan yang memenuhi kebutuhan semua orang dan berarti mereka terlibat sepenuhnya.
Anda akan memiliki beragam orang dengan berbagai tingkat pengetahuan dan minat dalam pelatihan serta beragam tipe kepribadian.
Menyadari tingkat keterlibatan yang berbeda ini memungkinkan Anda memantau keterlibatan dan merespons secara proaktif bila diperlukan.
Jenis-Jenis Peserta Pelatihan
Anda dapat meningkatkan kemanjuran pelatihan Anda dengan menyadari berbagai cara orang belajar. Ada empat tipe peserta utama yang mungkin Anda temui.
Dengan menggabungkan berbagai metode dalam sesi pelatihan Anda, Anda dapat mengakomodasi sebagian besar peserta dan membantu mereka belajar lebih efektif.
1. Pembelajar Kinestetik
Kinesthetic Learners. Ini adalah pelaku – individu yang perlu melakukan tindakan secara fisik. Dengan pembelajar kinestetik, fokusnya harus pada fisik dan praktis. Anda harus memastikan ada kesempatan untuk langsung menerapkan apa yang telah mereka pelajari
Beberapa bentuk permainan peran atau penggunaan skenario ‘kehidupan nyata’ bisa sangat bermanfaat untuk membuat mereka memahami konsep atau keterampilan. Jika ini tidak memungkinkan, buat mereka membayangkan skenario kehidupan nyata dan mainkan adegan itu di kepala mereka.
2. Pembelajar Visual
Visual learners. Ketika datang ke pembelajaran visual, individu belajar paling baik dengan melihat dan mengamati sesuatu. Anda ingin mendukung pelatihan Anda dengan presentasi dan menyertakan diagram, gambar, dan video.
Penggunaan warna juga dapat lebih membantu retensi pengetahuan. Handout dapat membantu memperkuat pembelajaran utama atau Anda dapat membagikan presentasi Anda menggunakan sesuatu seperti Slideshare sehingga mereka dapat merujuknya nanti.
3. Reading – Writing Learners
Orang-orang ini cenderung belajar paling baik melalui membaca dan menulis teks. Kata-kata tertulis adalah cara yang mereka sukai untuk menyerap informasi.
Mereka menanggapi daftar dengan baik, mendapat manfaat dari bahan bacaan dan suka menerima handout.
Mereka akan ingin membuat catatan. Anda juga dapat membuat mereka membuat karya tulis untuk membantu mereka belajar lebih efektif. Bagikan daftar bacaan yang direkomendasikan yang dapat mencakup dokumen yang relevan, studi kasus, artikel, dan publikasi online agar mereka dapat melanjutkan studi mereka.
4. Peserta Auditori
Auditory Learners. Peserta jenis ini lebih suka mendengar informasi daripada membacanya atau melihatnya disajikan secara visual.
Dengan penekanan pada kata yang diucapkan, penting bagi Anda untuk berbicara dengan jelas dan mengulangi informasi penting.
Diskusi dan percakapan kelompok sangat penting bagi pembelajar auditori. Membuat mereka terlibat secara verbal akan membantu memperkuat pembelajaran utama. Anda juga harus mengajukan pertanyaan kepada mereka tentang topik pelatihan.
Jika Anda memiliki waktu dan sumber daya, membuat podcast dapat menjadi cara yang bagus untuk membantu pelajar auditori atau Anda dapat merekomendasikan beberapa podcast terkait.
Halaman berikutnya: Teknik Pelatihan dan Online Training
